Rutiner

En rutin är en beskrivning av vad som kontinuerligt ska göras. Man kan säga att det är företagets ordningsregler.

Varför ska man ha rutiner?

  • Enligt egenkontrollförordningen ska anmälningspliktiga och tillståndspliktiga verksamheter ha dokumenterade rutiner det vill säga skriftliga.
  • Det ska finnas rutiner för att fortlöpande kontrollera att risker för människors hälsa och miljön förebyggs. Det ska finnas möjlighet att i god tid sätta in åtgärder mot brister i eller risker med verksamheten.

Vem ska se till att det finns rutiner?

Det är verksamhetsutövaren som alltid är ytterst ansvarig för att det finns dokumenterade och fungerande rutiner. Att rutinerna upprättas och uppdateras kan rent praktiskt överlåtas till någon annan med kunskap inom området. I rutinen ska det stå vem som är ansvarig för att rutinen finns och uppdateras.

Vad ska man tänka på när man skriver rutiner?

En rutin ska ha en rubrik för att det snabbt ska gå att se vad den handlar om.

En rutin ska innehålla följande:

  • Syfte - Varför utförs detta arbete?/Varför har man rutinen?/Vad  är rutinen till för?
  • Ansvar - En ansvarig person som ser till så att rutinen blir utförd
  • Hur - En instruktion om hur arbetet konkret ska utföras. I de fall en separat instruktion finns, ska hänvisning till denna göras under ”Dokument” ex. i form av nummer eller rubrik så att man förstår till vilket dokument det syftar till. För att dokumentera att rutinen genomförts ska den journalföras och det ska framgå här. Hänvisning till journalbladet skrivs under ”Dokument”.
  • När - När eller hur ofta ska rutinen genomföras dvs.  frekvensen?
  • Dokument - Här skriver man upp relaterade dokument ex. vad dokumentet för journalföring heter och eventuell beteckning.

Vidare ska det också stå vem som är ansvarig för uppdatering av rutinen, vilket datum den skrevs och när den senast ändrades. Detta skrivs ofta längst upp i dokumentet.

En rutin ska vara skriven så att vem som helst kan förstå vad som ska göras. Utgå exempelvis från riskbedömningen för att skapa rutiner.

Exempel på områden för vilka dokumenterade rutiner ska skapas:

  • Skötsel, underhåll och reparation
  • Instrument och reningsutrustningars funktion (ex. kalibrering)
  • Hantering av avfall/farligt avfall
  • Hantering och inköp av kemikalier
  • Att föra och uppdatera kemikalieförteckning
  • Uppmärksamma avvikelser och brister
  • Åtgärda avvikelser och brister
  • Transporter
  • Anmälan om driftstörning

Journalblad
Till rutinen ska det finnas journalblad eller annan journalföring som innefattar samma funktion som ett journalblad som visar vilken rutin som har genomförts, när den genomfördes (datum) och vem som utförde den (ansvarig). Journalbladet är en verifiering att rutinen följts.